何を伝えていいか分からない！伝えることを見極める「報連相」３つのポイント

kajyさんです。

突然ですが、「報連相」で何を伝えていいか分からなくて、報連相を難しく感じた経験はありませんか？

わたしは看護学生だった頃に、この「報連相」については、指導ナースにかなり厳しく教えていただきました。

その頃の教訓が、今の仕事にもとても役立っています。

「報連相」は、社会人の必須スキルとも言われています。でも、下手に声をかけると「で？何が言いたいの？」と相手に冷たく言われてしまうことも。「報連相」で何を伝えるかって、悩みどころですよね。

今回は、この「報連相」で伝えることを見極める3つのポイントについて、お伝えしていきます。

＜報連相で伝えることを見極める3つのポイント＞

①重要性が高いか
②緊急性が高いか
③自分で解決できるか

「報連相」は社会人の必須スキル

個人事業主も、フリーランスも、ビジネスをやっていて必ず必要になってくるのが、「報連相」。

社会人にとって、必須のスキルと言っても過言ではありません。

コミュニケーションが得意な人であれば、この報連相もそつなくこなしてしまうのでしょうが、コミュニケーションが苦手な人にとっては、この報連相で人間関係をも壊してしまうことがあります。また報連相が上手くできないことで、お仕事をする上でも重大なことになりかねません。

報連相をしなければいけないと頭では分かっていても、どのタイミングで報告、連絡をしていいものか見当がつかない。報連相で何を伝えていいか分からない。何を言おうか、いつ伝えようかとまごまごしているうちに、声をかけるタイミングを逃してしまう。

そして、結局「報連相」ができないまま…。

あなたは、こんな状況になってはいませんか？

「報連相」で何を伝えるべきか、分からない

「報告しなきゃ、とは考えているけれど、何を伝えたらいいか分からない。頭であれこれ考えているうちに、完全に報連相のタイミングを逃してしまって怒られる…」

怒られるくらいで済むのなら、かわいいもの。

あなたが報連相をしなかったばかりに、シャレにならない事態を招くことも少なくありません。

報連相をしそびれて、人命に関わる事態になったり、会社が傾くような状況になったり。あなたにとっては現実味がないお話かもしれませんが、実際に報連相が円滑にできていなかった結果、真夏のバスに園児が取り残されて亡くなってしまうという痛ましい事故も起こっていますよね。

報連相で何を伝えていいか分からないからと言って放置してしまうと、誰にとってマズイ状況になるでしょう。

特に個人事業やフリーランスといった、個人でビジネスを展開するような業種であれば、巡り巡って自分に一番弊害が及びます。

報連相がまともにできない人には、安心して仕事を任せることができないからです。

そのため、報連相ができないと仕事をもらえなくなる。こういった事態にもなりかねません。

そうなってしまっては、あなたが困りますよね。

報連相がしっかりできるように、報連相の見極め方を知りたいと思いませんか？

報連相で伝えることを見極める3つのポイント

＜報連相で伝えることを見極める3つのポイント＞

①重要性が高いか
②緊急性が高いか
③自分で解決できるか

①重要性が高いか

＜重要性があるもの＞

• お金が動くこと
• 人命に関わること
• 契約、約束事に関わること
• 時間が関わること
• クレームなど人の信頼問題に関わること
• 期日が決まっていること
• 状況が変わること

②緊急性が高いか

＜特に緊急性が高い場合＞

人命に関わることなど、特に緊急性が高い報告は、メールやチャットでは確実に相手に届くまでに時間がかかり過ぎてしまい、報告が間に合わない場合があります。

1分1秒を争うような場合は、電話での連絡が第一選択となります。

＜その他、緊急な連絡＞

• ①に挙げた「重要性があるもの」の項目を満たしていて、時間的な制限があるもの
• ①に挙げた「重要性があるもの」の項目を満たしていて、大きな金額が動くもの
• ①に挙げた「重要性があるもの」の項目を満たしていて、信頼を大きく失うもの

③重要性が低くて、緊急性も低い場合の報連相

＜事前報告が望ましい＞

• 自信がないもの
• これまでに経験がないもの
• 経験はあるが、習得には至っていないもの

確認の意味も込めて、事前に相談をしながら進めるのが望ましいです。

【例】
これから先、〇〇に取り組んでいくことを考えています。
内容は✕月✕日に予定されている、△△に関するものです。
初めて経験するものですので、取り掛かる前にご意見をお聞かせいただけないでしょうか。

＜事後の報告でも可＞

• 自信があるもの
• これまでに経験したことがあって、習得しているもの

行動の報告と、経過を報告します。

【例】
〇〇について、✕✕をしておきました。
今、△△について経過を追って見ている状況です。
ここから状況に変化がありましたら、またご報告いたします。

報連相をするときのタイミングで気を付けること

対面の報連相の場合

特に対面での報告の場合は、相手の置かれている状況などを推察して声をかけましょう。

食事中、電話中、ミーティング中、接客対応中、休憩中のタイミングは避けます。

なるべく、相手が忙しく動いていないタイミングを狙って声をかけることが望ましいです。

チャット、メールで報連相する場合

相手からの返答を急がせないことを配慮し、報連相を入れた痕跡を残します。

なるべく深夜、早朝は避けた方が望ましいのですが、やむを得ない場合は相手に配慮してメッセージを残しましょう。

報連相は、その時の状況にもよるので〇時間後に連絡、〇時間以内に連絡、というような決まりは作りにくいです。

まず置かれている状況や緊急性、重要性があるかを把握して、相手の状況を考慮した上で伝えることが大切です。

まとめ

報連相を行うには、多少なりとも状況判断能力が必要になってきます。

緊急性があるのか、ないのか。重要性があるのか、ないのか。ここを見極めて判断します。

＜報連相で伝えることを見極める3つのポイント＞

①重要性が高いか
②緊急性が高いか
③自分で解決できるか

それから、報連相を行う相手の背景や状況をおもんぱかって報連相を行うことが大切です。

できないから、苦手だからと避けていては、相手と良好な関係性を作ることはできません。

報連相を伝える相手の置かれている状況を知って、相手に配慮した報連相を心がけたいものですね。

報連相で最も大きなミスは、何も言わない、何も伝えないこと。報連相を行わなかったために、後々で重大なミスを引き起こすこともあります。報連相を行わないことで、重大なトラブルが発生する場合もあるのです。

自己判断は、何も生み出しません。

時には、あなたの自己判断がチーム全体やあなたの状況を不利にしてしまう可能性だってあります。

相手に嫌われるのが怖い…

とはいえ、相手と関係性ができていないと報連相もしにくい…。

相手に嫌われるのが怖い…。

だから、なかなか相手に声をかけられなくて報連相ができず、毎回悪循環に陥ってしまう。

あなたは、ここに苦しんでいませんか？

相手との関係性ができていないから声をかけるのに緊張してしまうし、相手に嫌われないように振舞おうとするけれども、報連相が苦手過ぎて相手から距離を取られて。

こんなハズじゃないのに、どうしても上手くいかない。

こんな時に、どのように行動をすればいいのかを教えてくれるのがこちらです。

タイトルに注目してください。こちらは「教える技術」ではなく、「教わる技術」です。

自分より立場が上の人、年齢が上の人から何かを教えていただく時に、上手に立ち回る技術を教えてくれるのが、こちらの「教わる技術」。

あなたのことを思わず贔屓してしまうくらい、相手から好かれてしまえば、報連相もグッとやりやすくなりますよね。

この教わる技術を使って、失敗しない報連相を手に入れてはいかがでしょうか＾＾