ビジネスにおける「報連相」の基本、マスターしたい3つの心得

kajyさんです。

個人事業主であっても、フリーランスであっても、お仕事をいただく上で必要不可欠になるものが相手とのコミュニケーション。

特に、報告、連絡、相談はビジネスにおいても基本中の基本ですよね。

ところで、この報連相。ただ何となくやればいいというものではありません。

特に現代はインターネット社会。

相手との距離が近くなりすぎるために、この報連相が疎かになりがちになっていることに、あなたは気付いていますか？

たった1度でも報連相をうっかり疎かにしてしまったばかりに、その後の仕事にも影響を与えかねないと知っていたら。この報連相をけっして疎かにすることは出来ないですよね。

ここでは、報連相を行う上で最低限、マスターしておきたい心得を3つまとめました。

＜報連相の3つの心得＞

①自分でまずやってみる、調べてみる
②やってみた上で、調べた上で相談する
③相談の返答に対して、必ずお礼を返す

報連相の重要性

ビジネスを進めていると、ビジネスをより促進、発展させていくために、専門のコンサルタントに相談をしたり、税理士や中小企業診断士など専門の機関に相談をしたり、自分の先を行くビジネスの先輩に話をする機会も増えてきますよね。

自分1人で事業を動かして行くよりも、誰かに相談を行いながら進めた方が、失敗というリスクを避けられる可能性も高まります。

報告、連絡、相談にもコツやマナーがある

報連相は、ただやればいいというものではありません。

報告、連絡、相談にもコツやマナーがあります。

最低限のマナーを損なうような報連相は、相手に不快感を与える原因にもなります。

せっかくの報連相も、やり方を間違えて相手の機嫌を損ねてしまっては逆効果ですよね。

ビジネス、事業を円滑に進めていく上で最低限守っておくといい報連相のコツを記事にまとめました。

報連相の3つの心得

＜報連相の3つの心得＞

①自分でまずやってみる、調べてみる
②やってみた上で、調べた上で相談する
③相談の返答に対して、必ずお礼を返す

１，まず自分でやってみる、調べてみる

誰かに相談する前に、まず自分でやってみる、自分で調べてみる。これはもはや鉄則です。

インターネットで検索をすれば、たいていの欲しい答えには辿り着くことができます。

自分で全く調べもしないで「〇〇についてよく知らないので、教えてください」は、言語道断。

ちょっと調べれば自力で分かるようなことを相談して相手に解答を求めるということは、相手の時間を奪っている行為に等しいのです。

ちょっと調べれば分かるようなことで、相手の時間を無駄に奪わないようにしましょう。

２，自分でやってみた上で、調べた上で相談する

相談するのであれば、「〇〇について、自分でここまでやってみた結果、こうでした。この先を相談させてください」「○○について、自分でここまで調べて分かりました。ここからどうしたらいいか相談させてください」と、自分でも行動した足跡を必ず伝えるようにしましょう。

相談を行う際には、相手の状況や背景を最大限考慮し、礼儀、礼節を意識すること。

相談相手はあなたのお友達ではありません。

普段仲のいい関係性だったとしても、ビジネス上の相談をするということは「仕事の上でのやり取り」です。

相談を行うということは、ビジネス上では相手の立場があなたより上になります。

相手に対しての敬意を忘れないようにしましょう。

３，相談の返答に対して、必ずお礼をを伝える

相談をしたあとは、必ずお礼を伝えましょう。

お礼も伝えず、次の話題に移るのはマナー違反。

また、相談をした内容については必ず行動に移すこと。結果の良し悪しに関らず、状況を報告すること。

相談を受けた相手は、あなたのその後を気にしています。

上手な報連相のやり方

実は報連相を円滑に進めていくには、上手なやり方があります。

①名前、部署、社名など、自らを名乗る
②質問や相談の目的は明確に
③質問、相談内容は箇条書きにする
④補足の情報は、詳細に説明する
⑤礼儀、礼節を意識する

１，名前、部署、社名など、自らを名乗る

もはや当たり前ですが、特に初めて連絡を取る場合は、まず自分が何者であるか名乗りましょう。

まさか、名前も名乗らずにいきなり質問したり相談したりしていませんよね？！

２，質問や相談の目的は明確に

質問をしたい時、相談をしたい時には、目的を明らかにしましょう。

あなたの目的がない状態で相談をされても、相手はあなたをどこに導いていいのか分かりません。

目的がない状態で質問や相談をすることは、相手の大切な時間を奪うことにも繋がります。

３，質問、相談内容は箇条書きにする

質問や相談の内容を、ダラダラと長文で送られると、読む方はつらいです。

どこに要点があるのか、頭から全文を読まないと掴めないし、ダラダラとした長文は単純に読みにくいですよね。

このブログ記事も、見出しやポイントのまとめがない状態で改行もなくダラダラ長文が続いていたら、読むのに疲れませんか？

質問したいこと、相談したい内容は箇条書きにして冒頭に持ってきましょう。

詳細な状況説明は、補足で付け足すイメージで文面を作ると、上手に組み立てられます。

４，補足の情報は、詳細に説明する

相談を受ける相手は、あなたの置かれている状況については一切分かりません。

あなたの状況について詳細に説明がないと、相手はあなたにとって最適なゴールに導く判断ができないのです。

例えば「SNSってよく分かりません」と言われても、あなたが『どのSNSが分からないのか』『何に対してつまづいているのか』『そのSNSを使ってあなたが何をしたいのか』が分からないと、答えようがないのです。

エラーや操作の相談は、テキストよりも写真や動画の方が相手に伝わりやすい場合があります。

相手にとって、より詳細に状況が分かる方法で伝えられたら、説明する時間の短縮にもなりますね。

５，礼儀、礼節を意識する

相手と十分に関係性ができていたらいいのですが、いきなりの絵文字、スタンプはあまり望ましくありません。

初めて連絡するときに、いきなり馴れ馴れしいメッセージを送ってしまっていませんか？

砕けた表現は、相手との関係性がしっかりできている状況下で効果を持ちます。

距離感が近すぎるやり取りは、相手からの印象を損ねてしまう場合があります。

報連相するときの３つの注意点

報連相するときに、配慮したい点についてまとめました。
あなたは、ここに気を配っていますか？

①相手に返事を急がせない
②期限があるものは、期限を明記する
③相談相手の状況、時間、背景を考慮する

１，相手に返事を急がせない

報連相を受ける相手は、忙しい仕事の合間にあなたからの連絡に目を通し対応をします。

そして、相手はあなた以外の人の報連相にも対応しています。あなただけが、お客様ではないのです。

報連相を受けている人は、沢山届いている報連相の中から優先順位を付けて対応しています。

そんな時に「自分の連絡を優先して応えてください」というように、返事をせっつかれたらどういう印象を持つでしょうか。

相手の状況を考慮し、急かさずに待つことを心得ましょう。

２，期限があるものは期限を明記する

報連相を受けた相手は、沢山届く連絡の中から優先順位を付けています。

期限が決まっているものに関しては、報連相を行う時点で期限を明記しておくことが大切です。

期限を明記していなかったために優先順位が後回しになったり、目の前のチャンスを失うのはあなたも嫌ですよね。

締め切りや納期など期限が決まっているものは、相談時に情報を共有しましょう。

３，相手の状況、時間、背景を考慮する

報連相を受けてくれる相手にも、お休みの日はあります。

お休みの日に、仕事とはおおよそ無関係な私生活の連絡をされても、相手は困ります。

報連相を受けてくれる相手も、睡眠時間は存在します。

相手が夜中心の生活をしていない限り、夜中の3時4時に、電話の着信を鳴らすなんてあり得ないですよ。

相手の生活のペース、時間、状況、背景など、あなたはどれくらい知っていますか？報連相を行う時には、相手に負担にならないように配慮したいものですね。

まとめ

報連相を行う時に覚えておきたい心得が3つありました。

＜報連相の3つの心得＞

①自分でまずやってみる、調べてみる
②やってみた上で、調べた上で相談する
③相談の返答に対して、必ずお礼を返す

実は、相談を受ける相手は、調べて分かるようなことを質問してきた時点ですぐに分かります。

あなたが迷っていることを、長い時間をかけて自力で解決してきたからこそ、あなたが「自分で何も検証していない」「自分で調べていない」ことは手に取るように分かります。

自分の貴重な時間を奪いに来るような相談者に、優しく答えてあげる義理はありません。

自分の時間を使わずに相手に答えを求めるのであれば、その相手に対して「その情報を得るまでにかけてきた時間への対価」をしっかりお支払いする。それが、相手に対する敬意ではありませんか？

対価を払いたくないのならば、まず自分でやってみる、自分で調べてみることを徹底しましょう。

＜報連相の見本＞

お疲れ様です。
〇〇社の〇〇 〇〇と申します。(※まず自分が誰であるかを名乗る)

・△△エラー対処について質問です。(※目的を箇条書きにする)

先日は✕✕について教えていただきまして、有り難うございます。(※やっていただいたことに対するお礼)
教えていただいて早速✕✕を動かしてみたところ(※相談へのフィードバック)、□□と表示されるエラーが発生しました。(※何のエラーであるか詳細を伝える)

参考にエラーページの状況を、共有いたします。(※必要であれば画像などを添付する)

今回のエラーについて、原因と対処を自分でも※※※のwebサイトの手順を参考に調べて実行してみましたが、どうしても□□のエラーが解消されない状況です。(※自分で何を参照して調べ、実行し、現在の状況はどうなっているかを詳細に書く)

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、△△エラーの対処について何かご存知でしょうか。もしご存知でしたら、お手隙の際にご教示いただけましたら幸いです。(※「お手隙の際に」とワンクッションを入れて、返事を急がない姿勢を見せる)

どうぞ宜しくお願いいたします。

〇〇社 〇〇 〇〇　(※自分の名前で締める)

良かったら参考にしてみてください＾＾

調べ方が分からない…

自分でまずやってみる、調べてみることが大事とは言うものの、どうやって調べたらいいか分からない。…もしかしたら、あなたはここに悩んではいませんか？

インターネットで調べものをするときに、あなたも検索をすると思います。だけれど検索をするには、その言葉を知っている必要があります。

つまり、調べたい言葉そのものを知っていないと調べようないのです。

調べたいのに、自力で調べることが出来ない。調べようとしているのに、求めている答えに辿り着けない…。

こんな時、どうしたらいいのでしょうか。

「調べ方が分からない…」そんな時に、まるで辞書のように利用できるのがこちらのコンテンツ。

ネットビジネスのみならず、通常のビジネスでも通常使うような基礎のツールの使い方が丁寧に載っています。

調べものになるべく時間をかけずに、欲しい答えに辿り着けると作業効率も上がりますよね！

自力でゼロから調べることに時間がかかり過ぎて嫌気がさしているあなたは、こんなコンテンツを利用して効率化を進める方法もあります。ぜひ参考になさってみてはいかがでしょうか。